Adatfeldolgozási megállapodás

A megállapodás célja annak szabályozása, hogy az Árvető szolgáltatás használata során a Szolgáltató milyen feltételek mellett kezel személyes adatokat a felhasználó nevében.

Amennyiben a felhasználó saját ügyfelei, érdeklődői vagy partnerei személyes adatait rögzíti az Árvető rendszerben, ezen adatok tekintetében a felhasználó minősül adatkezelőnek, a Szolgáltató pedig adatfeldolgozónak.

Adatfeldolgozó / Szolgáltató:

Fekete Norbert egyéni vállalkozó

Székhely: 9027 Győr, Esztergető utca 3/B

Nyilvántartási szám: 62316589

Adószám: 92058091-1-28

E-mail: [email protected]

Adatkezelő / Felhasználó:

Az Árvető szolgáltatásra regisztráló és előfizető vállalkozás, egyéni vállalkozó vagy gazdasági tevékenységet végző szakember.

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő részére online árajánlat-, szerződés- és teljesítésigazolás- készítő szolgáltatást nyújt. A szolgáltatás célja, hogy az Adatkezelő üzleti dokumentumait digitálisan előállíthassa, szerkeszthesse, menthesse és PDF formátumban letölthesse.

A szolgáltatás fő funkciói:

• árajánlatok készítése és mentése
• PDF dokumentumok generálása
• szerződés generálása árajánlatból
• teljesítésigazolás készítése
• saját vállalkozási adatok rögzítése
• céges logó feltöltése
• ügyfél- és projektadatok rögzítése az adott dokumentumhoz kapcsolódóan
• korábban létrehozott projektek és dokumentumok kezelése
• mentett partnerek kezelése

A rendszer nem tartalmaz mesterséges intelligencia (AI) alapú funkciót. Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő utasításai alapján, kizárólag a szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben dolgozza fel az Adatkezelő által a rendszerbe vitt személyes adatokat.

Az Árvető nem működtet önálló, központi ügyfél-nyilvántartást (CRM) minden lehetséges ügyfélmezővel. Az Adatkezelő ügyfeleinek és partnereinek adatai az alábbi módokon kerülhetnek tárolásra:

• árajánlatonként – az adott árajánlathoz kapcsolódó ügyfél blokk
• szerződésenként – a szerződés mentésekor rögzített ügyfél-adatpillanatkép
• mentett partnerek listájában – az Adatkezelő fiókjához kötött, újrafelhasználható partneradatok
• felhasználói profilban – az Adatkezelő saját vállalkozási adatai

Az ügyféladatok elsődlegesen árajánlatokhoz és szerződésekhez kapcsolódnak. A mentett partnerek listája opcionális, gyors kitöltést szolgál, és nem szinkronizálódik automatikusan minden árajánlattal.

Az Adatkezelő saját vállalkozási adatai (cégnév, elérhetőségek, adószám, logó, PDF- megjelenítési beállítások) a felhasználói profilban tárolódnak, és a generált dokumentumokon megjelenhetnek.

A rendszer nem tárol külön fájltárhelyen feltöltött dokumentumokat; a logó base64 formátumban, a generált PDF-ek pedig letöltéskor készülnek el.

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő utasítása alapján az alábbi érintetti kategóriák személyes adatait kezelheti:

• az Adatkezelő ügyfelei és megrendelői
• az Adatkezelő üzleti partnerei
• az Adatkezelő által a dokumentumokban megnevezett kapcsolattartók és képviselők
• az Adatkezelő saját munkatársai vagy megbízottjai, amennyiben azok adatai a rendszerbe kerülnek

Az Adatkezelő felel azért, hogy csak olyan érintettek adatait rögzítse, akiknek adatkezelése jogalappal rendelkezik, és akiket szükség esetén tájékoztatott.

Az Adatkezelő ügyfeleiről és partnereiről a rendszerben az alábbi személyes adatok kerülhetnek rögzítésre (az Adatkezelő kitöltési döntése alapján):

• megnevezés / név
• cím / székhely
• telefonszám
• e-mail cím
• adószám
• képviselő neve
• árajánlat érvényességi dátuma

Az árajánlatokhoz és szerződésekhez kapcsolódóan továbbá üzleti adatok (tételek, mennyiségek, árak, ÁFA, szakma, megjegyzések) is rögzíthetők, amelyek önmagukban nem minden esetben minősülnek személyes adatnak, de az érintett azonosításához kapcsolódhatnak.

A mentett partner rekordban e-mail cím mező nem áll rendelkezésre; az e-mail cím kizárólag az árajánlat ügyféladataiban rögzíthető.

A rendszer technikai naplózása során további adatok (például IP-cím, böngészőazonosító, műveleti napló) keletkezhetnek, amelyek az Adatkezelő és az Adatkezelő érintettjei tekintetében is kezelhetők.

Az Adatkezelő nem rögzíthet a rendszerben különleges kategóriájú személyes adatokat. A különleges adatok közé tartoznak különösen:

• faji vagy etnikai származásra utaló adat
• politikai vélemény
• vallási vagy világnézeti meggyőződésre utaló adat
• szakszervezeti tagságra utaló adat
• genetikai adat
• biometrikus adat
• egészségügyi adat
• szexuális életre vagy szexuális irányultságra vonatkozó adat
• bűnügyi előéletre vonatkozó személyes adat

Az Adatkezelő köteles biztosítani, hogy a szabad szöveges mezőkben (megjegyzések, leírások, egyéb szöveges tartalmak) se kerüljön különleges személyes adat rögzítésre. Ha az Adatkezelő mégis különleges adatot visz be a rendszerbe, azért kizárólag az Adatkezelő felel; az Adatfeldolgozó ilyen adatok szándékos gyűjtésére nem alkalmas, és azokat haladéktalanul törli, ha arról tudomást szerez.

Az Adatfeldolgozó az Adatkezelő által a rendszerbe vitt személyes adatokat kizárólag az alábbi célokból dolgozza fel:

• árajánlatok, szerződések és teljesítésigazolások előállítása
• a dokumentumok mentése, szerkesztése és PDF formátumban történő letöltése
• mentett partnerek kezelése az Adatkezelő fiókjában
• a szolgáltatás működtetése, biztonsága és hibaelhárítása
• jogi megőrzési kötelezettségek teljesítése (archiválás)
• audit naplózás és biztonsági események nyomon követése

Az Adatfeldolgozó az adatokat nem használja fel saját marketing célra, és nem adja át harmadik félnek az Adatkezelő ügyfeleinek adatait külön hozzájárulás vagy jogszabályi kötelezettség nélkül.

Az adatfeldolgozás időtartama az Adatkezelő szolgáltatás-használatának időtartamával megegyezik, valamint a jogszabályi megőrzési kötelezettségek és jelen DPA szerinti archiválási szabályok szerint.

Az egyes adatkörök megőrzési ideje:

• élő felhasználói adatok (profil, árajánlatok, szerződések, mentett partnerek): a fiók fennállása alatt, illetve az Adatkezelő törlési kéréséig
• jogi archívum (árajánlat, szerződés, teljesítésigazolás): a dokumentum dátumától számított 8 évig
• audit napló: legfeljebb 1 évig a létrehozástól
• Stripe fizetési és tranzakciós előzmények: a Stripe saját rendszerében, a Stripe szabályzata szerint
• számlázási adatok és kiállított számlák: a Számlázz.hu rendszerében, a vonatkozó számviteli jogszabályok szerint

A megőrzési idők lejártával az Adatfeldolgozó törli vagy anonymizálja az adatokat, kivéve, ha jogszabály további megőrzést ír elő.

Külön biztonsági mentési szolgáltató nem kerül igénybevételre; az adatok a Supabase PostgreSQL adatbázisában tárolódnak.

A teljesítésigazolás a rendszerben PDF formátumban generálható a kapcsolódó árajánlat és szerződés adatai alapján.

A teljesítésigazolás kitöltési adatai (teljesítés dátuma és helye, megjegyzés, soronkénti teljesítési százalék) alapértelmezetten nem kerülnek tartós adatbázis-tárolásra. A kitöltés során ezek az adatok a PDF generálásához használatosak; a böngészőben opcionálisan piszkozatként localStorage-ban maradhatnak, amely az Adatkezelő eszközén tárolódik, nem az Adatfeldolgozó szerverein.

A teljesítésigazolás PDF generálásakor a rendszer automatikusan jogi archívumba helyezi a dokumentumot és a kapcsolódó üzleti pillanatképet 8 éves megőrzési idővel.

Az Adatkezelő felel a teljesítésigazolás tartalmának valóságtartalmáért és azért, hogy az ügyfélnek történő átadás előtt ellenőrizze.

Az Adatfeldolgozó kötelezettségei:

• az Adatkezelő utasításainak megfelelően, kizárólag a szolgáltatás nyújtásához szükséges mértékben dolgozza fel a személyes adatokat
• biztosítja, hogy az adatokhoz hozzáférő személyek titoktartási kötelezettséget vállalnak
• megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz az adatok védelme érdekében
• az Adatkezelő kérésére ésszerű mértékben közreműködik az érintettek jogainak érvényesítésében
• értesíti az Adatkezelőt adatvédelmi incidensről a jelen DPA szerinti határidőn belül
• tájékoztatja az Adatkezelőt az al-adatfeldolgozók listájának lényeges változásáról
• a szerződés megszűnésekor az adatokat a jelen DPA szerint törli vagy visszaadja, kivéve a jogszabály szerinti megőrzést
• nem továbbít adatokat harmadik országba megfelelő garanciák (például SCC) nélkül

Az Adatfeldolgozó nem hoz döntést az Adatkezelő nevében az adatkezelés céljáról és módjáról; ezekért az Adatkezelő felel.

Az Adatkezelő kötelezettségei:

• biztosítja, hogy a rendszerbe vitt személyes adatok kezelése jogalappal rendelkezik
• csak a szükséges és releváns személyes adatokat rögzíti
• nem rögzít különleges személyes adatokat a rendszerben
• tájékoztatja érintett ügyfeleit és partnereit az adatkezelésről, ha erre kötelezett
• gondoskodik az általa megadott adatok pontosságáról és naprakészségéről
• ellenőrzi a generált dokumentumok tartalmát felhasználás és ügyfélnek történő átadás előtt
• haladéktalanul értesíti az Adatfeldolgozót, ha adatvédelmi incidenst észlel vagy gyanít
• dönt az érintettek tájékoztatásáról és a hatósági bejelentésről adatvédelmi incidens esetén
• felel azért, hogy a szolgáltatást kizárólag B2B, üzleti célra használja

Az Adatkezelő általános, előzetes írásbeli engedélyt ad az Adatfeldolgozó számára az alábbi al-adatfeldolgozók igénybevételére. Az Adatfeldolgozó lényeges változásról (új al-adatfeldolgozó felvétele, meglévő kiváltása) előzetesen értesíti az Adatkezelőt.

Az aktuális al-adatfeldolgozók listája:

• Supabase Inc. – PostgreSQL adatbázis, adattárolás
• Vercel Inc. – alkalmazás üzemeltetés, tárhely
• Resend – tranzakciós e-mail küldés
• Stripe Inc. – előfizetés és fizetés kezelése
• Google LLC – OAuth bejelentkezés; Google Analytics – süti-hozzájárulás után
• Meta Platforms Inc. – Meta Pixel – marketing hozzájárulás után
• TikTok Technology Limited – TikTok Pixel – marketing hozzájárulás után
• KBOSS.hu Kft. (Számlázz.hu) – elektronikus számlázás
• RackForest Zrt. – domain-regisztráció
• Cloudflare Inc. – CDN, DNS, biztonsági szolgáltatások

A marketing és analitikai szolgáltatók (Google Analytics, Meta Pixel, TikTok Pixel) csak az Adatkezelő webes böngészőjében, a süti-hozzájárulás beállításainak megfelelően aktiválódnak, és az Adatkezelő saját látogatói adataira vonatkoznak; azonban jelen listán szerepelnek, mert technikailag adatfeldolgozói szerepet tölthetnek be.

Az Adatfeldolgozó az al-adatfeldolgozókkal olyan szerződéses feltételeket köt, amelyek legalább a jelen DPA-ban foglalt védelmi szintet biztosítják.

Egyes al-adatfeldolgozók (különösen az Egyesült Államokban székhellyel rendelkező szolgáltatók) esetében személyes adatok harmadik országba kerülhetnek továbbításra.

Az Adatfeldolgozó biztosítja, hogy az ilyen továbbítások megfelelő garanciákkal történnek, különösen az Európai Bizottság által jóváhagyott standard szerződéses záradékok (SCC) alkalmazásával, vagy más, a GDPR által elfogadott megfelelőségi mechanizmus alapján.

Harmadik országba továbbításra kerülhető adatok körébe tartozhatnak különösen: fiók- és bejelentkezési adatok, számlázási és fizetési metaadatok, technikai naplók, valamint a marketing/analitikai szolgáltatások által gyűjtött látogatói adatok (hozzájárulás esetén).

Az Adatfeldolgozó megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok védelme érdekében. Az alkalmazott intézkedések közé tartoznak különösen:

• HTTPS titkosított adatátvitel a webes felület és az API között
• jelszavak hash-elt formában történő tárolása
• adminisztrátori hozzáférés kétfaktoros hitelesítéssel (2FA) védve
• környezeti változókban tárolt titkos kulcsok, amelyek nem kerülnek a forráskódba
• adatbázis-szintű hozzáférés-szabályozás (Row Level Security)
• audit naplózás a biztonsági szempontból releváns műveletekről
• Stripe-on keresztüli fizetés: bankkártyaadatokat az Adatfeldolgozó nem tárol
• rendszeres szoftverfrissítések és biztonsági javítások alkalmazása
• hozzáférés szükségességi elv szerinti korlátozása

Az Adatfeldolgozó a biztonsági intézkedéseket rendszeresen felülvizsgálja és a technológiai fejlődésnek megfelelően frissíti.

Az Adatfeldolgozó üzemeltetői adminisztrátori hozzáférése kizárólag az audit napló megtekintésére korlátozódik. Nincs általános admin felület, amelyen keresztül az Adatfeldolgozó az Adatkezelő ügyfeleinek adatait böngészhetné.

Admin jogosultsággal rendelkező e-mail címek: az ADMIN_AUDIT_EMAILS környezeti változóban felsorolt címek (éles környezetben: [email protected]).

Az admin felületen elérhető funkció:

• audit napló megtekintése (/admin/audit)
• audit napló API lekérdezése

Naplózott események példái (nem teljes lista):

• auth.sign_in – bejelentkezés
• auth.sign_out – kijelentkezés
• auth.password_reset – jelszó-visszaállítás
• profile.update – profil módosítás
• contract.create – szerződés létrehozása
• user.delete_account – fiók törlése
• admin.audit_logs.view – admin audit napló megtekintése

Az audit rekordok tartalmazzák: időpontot, művelet típusát, szereplő felhasználó azonosítóját és e-mail címét (ha van), erőforrás típusát és azonosítóját, HTTP metódust, útvonalat, IP-címet, böngészőazonosítót és opcionális metaadatokat.

Nem minden API hívás kerül audit naplóba – csak a fentiekhez hasonló, szándékosan naplózott műveletek. Az audit napló legfeljebb 1 évig őrizhető meg.

Az Adatfeldolgozó a rendszeren keresztül kizárólag a regisztrált felhasználó (Adatkezelő) e-mail címére küld üzenetet. Az Adatkezelő ügyfeleinek e-mail címére a rendszer nem küld levelet.

A rendszer által küldött e-mailek:

• regisztrációs üdvözlő e-mail – sikeres regisztráció után a felhasználó fiók e-mail címére
• jelszó-visszaállító e-mail – elfelejtett jelszó esetén, jelszavas fiókoknál, 1 óra érvényes linkkel

E-mail küldő szolgáltató: Resend. Feladó cím: [email protected] (megjelenített név: Árvető).

Az ügyfél e-mail címe kizárólag tárolásra és a generált PDF dokumentumokon való megjelenítésre szolgál; kimenő üzenetküldés az ügyfél felé nincs implementálva.

Az alkalmazásban nincs automatikus adatexport funkció (GDPR adathordozhatóság). Az Adatkezelő külön, írásos kérésre sem kérhet teljes gépi adatmásolatot az Adatfeldolgozótól.

Az Adatkezelő az egyes árajánlatok, szerződések és teljesítésigazolások PDF formátumban történő letöltését használhatja a dokumentumok saját rendszerébe mentéséhez. A PDF letöltés nem minősül teljes körű adatexportnak.

Fióktörlés: Az Adatkezelő a saját felületén elérhető fióktörlési funkcióval törölheti fiókját. A törlés megerősítése jelszóval vagy a „TÖRÖLÖM” szöveg beírásával történik.

Fióktörléskor az élő adatbázisból törlődnek:

• profiladatok és beállítások
• aktív árajánlatok és ügyfél adatok
• szerződések
• mentett partnerek
• egyedi szakmák és katalógus-testreszabások
• jelszó-visszaállító tokenek

Fióktörlés előtt a rendszer automatikusan jogi archívumba helyezi a releváns dokumentumokat (árajánlat, szerződés, teljesítésigazolás). Az archívumban a regisztrált felhasználó e-mail címe anonymizálásra kerül; az üzleti dokumentumok 8 évig megőrizhetők.

Stripe: Valódi Stripe-előfizetés fennállása esetén a fióktörlés az aktív előfizetés lemondását és a Stripe Customer törlését is eredményezi.

localStorage: A teljesítésigazolás kitöltési piszkozata a böngésző localStorage-jában maradhat; ez az Adatkezelő eszközén tárolódik, és az Adatkezelő felel annak törléséért.

Fájltárolás: A rendszer nem üzemeltet külön fájltárhelyet; feltöltött logók base64 formátumban, generált PDF-ek pedig letöltéskor készülnek. Fióktörlés után ezek az élő adatbázisból törlődnek; a jogi archívumban tárolt PDF másolatok a megőrzési idő végéig megmaradhatnak.

Egyedi dokumentum törlése: Az Adatkezelő törölhet egyedi árajánlatot vagy szerződést; törlés előtt a rendszer automatikusan archiválja a dokumentumot 8 éves megőrzési idővel.

Audit napló: A fiók törlése után is megmaradhatnak audit bejegyzések legfeljebb 1 évig, részben anonymizált szereplővel.

Az Adatfeldolgozó a személyes adatok bizalmasságát, sértetlenségét vagy elérhetőségét érintő adatvédelmi incidens tudomására jutását követően legkésőbb 72 órán belül írásban értesíti az Adatkezelőt az [email protected] vagy [email protected] e-mail címen.

A bejelentés tartalma az Adatvédelmi incidens bejelentő lap mezői szerint:

1. Alapadatok

• incidens azonosító
• bejelentés dátuma
• incidens észlelésének időpontja
• bejelentő neve / szervezeti egység
• incidens helye (rendszer / modul)

2. Incidens leírása

• az incidens rövid leírása
• incidens típusa: jogosulatlan hozzáférés / adatvesztés / adatnyilvánosságra kerülés / rendszerhiba / egyéb

3. Érintett adatok köre

• érintett személyes adatok típusa: név / e-mail cím / telefonszám / IP-cím / felhasználói fiók adatok / fizetési adatok / egyéb
• érintettek becsült száma

4. Érintett személyek kategóriái

• felhasználók
• ügyfelek
• munkavállalók
• partnerek
• egyéb

5. Hatás és kockázat

• várható következmények
• kockázati szint: alacsony / közepes / magas

6. Megtett intézkedések

• azonnali intézkedések
• további megelőző intézkedések

7. Bejelentés

• hatósági bejelentés szükséges-e: igen / nem / folyamatban
• érintettek tájékoztatása szükséges-e: igen / nem

8. Megjegyzések

9. Aláírás – készítette, dátum

Az Adatfeldolgozó együttműködik az Adatkezelővel az incidens kivizsgálásában, a károk csökkentésében és a szükséges további intézkedések meghatározásában. A hatósági bejelentés és az érintettek tájékoztatása az Adatkezelő felelőssége.

Jelen DPA az Adatkezelő szolgáltatás-használatának kezdetével lép hatályba, és a szolgáltatási szerződés (ÁSZF) fennállásáig érvényes.

A DPA az ÁSZF elválaszthatatlan része. Az ÁSZF módosítása esetén a DPA is módosulhat; a lényeges változásokról az Adatfeldolgozó a weboldalon és szükség esetén e-mailben tájékoztatja az aktív felhasználókat.

A DPA megszűnése nem mentesíti az Adatfeldolgozót a megszűnés előtt keletkezett adatkezelési kötelezettségek alól, különösen a jogi archívum megőrzése és az audit napló kezelése tekintetében.

Jelen DPA-ra és a felek jogviszonyára a magyar jog irányadó. A felek vitás kérdéseiket elsődlegesen békés úton, e-mailes egyeztetéssel rendezik.

Kérdés, észrevétel vagy incidensbejelentés esetén az Adatkezelő az [email protected] vagy [email protected] e-mail címen veheti fel a kapcsolatot az Adatfeldolgozóval.